Развитие функциональных возможностей системы обучения в компании «Четыре лапы»

WebSoft, специалист по IT-решениям для управления эффективностью персоналом
6 февраля 2017 г.

Внедряя e-learning, компании часто акцентируются на процессах, которые можно будет автоматизировать с помощью LMS (системы управления обучением) или, как ее еще называют, СДО (системы дистанционного обучения). И действительно, современные LMS позволяют быстро организовать обучение с помощью вебинаров, изучение электронных курсов и тестирование, провести быстрый наглядный анализ результатов и многое другое. Появляется возможность реализовать такие проекты, как комплексные программы стажировки и дальнейшие индивидуальные программы профессионального развития, которые назначаются автоматически в зависимости от должности сотрудника. И также появляется возможность управлять очным обучением сотрудников с помощью инструментов LMS.

В 2013 году в компании «Четыре лапы» было внедрено дистанционное обучение для 1500 сотрудников. На сегодняшний день активно используются 3 модуля:

  • СДО (система дистанционного обучения),
  • Учебный центр,
  • Вебинары.

Основной целью внедрения данного проекта была автоматизация процессов обучения: комплексное прохождение электронных курсов и тестов сотрудниками компании, организация очного обучения (формирование групп и учет тренингов), а также возможность проведения вебинаров. Для всех этих целей использовали систему WebTutor. Помимо основных внедренных модулей были реализованы и нестандартные проекты:

  • Индивидуальный план развития сотрудников (ИПР) и
  • Электронный план стажировки сотрудников (ЭПС).

Именно эти проекты мы и рассмотрим более детально.

Внешний вид системы дистанционного обучения

Проект «Индивидуальный план развития сотрудников».

Индивидуальный план развития (ИПР) сотрудника состоит из двух периодов: стажировка и адаптация. Такой план на этапе стажировки включает элементы обучения только в дистанционном формате, а на этапе адаптации для некоторых категорий сотрудников добавляются и очные мероприятия в виде тренингов. ИПР создан для 6 должностей розничных сотрудников и для управленцев.

Первый период ИПР, период стажировки, длится от 7 до 10 дней в зависимости от должности сотрудника. Обучение можно проходить сразу после оформления стажера в отделе персонала (технически, после того, как сотрудники отдела персонала заносят стажера в 1С, он выгружается на корпоративный портал компании, откуда попадает в СДО).

В первый день стажировки, в СДО стажеру автоматически создается ИПР в соответствии с должностью, на которую он претендует. Сотрудник ежедневно проходит определенное количество курсов и на финише сдает итоговый тест.

Пример ИПР на должность «Стажер. Продавец-консультант»

Согласно концепции ИПР стажеру назначены электронные курсы на каждый день. Курсы нового дня будут назначены тогда, когда будут пройдены предыдущие. Назначение происходит по статусу курса «Пройден». Некоторые из них назначаются одновременно в один день, некоторые можно проходить в удобное время на протяжении всей стажировки, то есть они не влияют на последующие назначения, но без их прохождения не будет доступно итоговое тестирование.

Примеры элементов обучения в ИПР стажера

Если Стажер забывает пройти электронный курс, то на почту магазина, менеджерам отдела персонала и отдела обучения, приходит уведомление об этом.

После изучения всех назначенных курсов стажер проходит итоговый тест, после чего принимается решение о прохождении/непрохождении стажировки.

Что касается управленческого персонала, то у них более сложный ИПР в связи с тем, что необходимо проходить курсы по бизнес процессам (SAP).

Второй период ИПР, период адаптации, начинается тогда, когда заканчивается стажировка сотрудника, и он вступает в должность, а именно на 8—11 день (в зависимости от должности). Длится период адаптации до окончания испытательного срока сотрудника — 3 месяца на каждую должность. Как это выглядит?

Пример ИПР (адаптация) на должность «Продавец-консультант»

Механизм назначения курсов периода адаптации точно такой же, как и в стажировке. Отличие лишь в том, что их прохождение не ежедневное, а растянуто на три месяца.

В период адаптации назначаются и тренинги. Отдел обучения контролирует процесс прохождения тренингов с помощью отчетов, в которых отображаются даты прохождения мероприятий и непройденные мероприятия. В дальнейших планах организации очного обучения — уведомлять сотрудников о наличии свободных мест на запланированные тренинги.

В конце периода адаптации, после успешного завершения всех курсов, сотруднику назначается квалификационный тест. И по результатам тестирования принимается решение о прохождении/непрохождении испытательного срока.

Пример электронного курса в ИПР

В планах развития данного проекта — организация дальнейшего профессионального развития сотрудника с помощью курсов по специфике своей должности и курсов от поставщиков компании. Новый ИПР будет начинаться с 4-го месяца работы сотрудника, то есть сразу после окончания испытательного срока.

Электронный план стажировки.

Электронный план стажировки является органайзером (планировщиком) для Наставника и Стажера, а также инструментом контроля процесса стажировки в магазине для Управляющего.

Вот так план стажировки выглядел раньше в Word-овском документе:

Из этого плана стажировки видно, что на каждый день стажировки запланирован ряд задач, участниками процесса которых являются Наставник и Стажер. Управляющий контролирует процесс стажировки.

Данный процесс удалось автоматизировать с помощью платформы Webtutor. В веб-интерфейсе стажера это выглядит так:

В ЭПС есть электронные курсы, практические задания и различные учебные материалы (например, файлы с корпоративного портала). Тексты заданий для Стажера и для Наставника различаются. В связи с этим, каждому из участников процесса стажировки в СДО создан специальный интерфейс для работы с Электронным планом стажировки.

Интерфейс ЭПС для наставника

Интерфейс ЭПС для стажера

Также, к ЭПС привязан ИПР сотрудника, а это значит, что сотрудник сразу может пройти курс, который назначен ему в этот день в соответствии с ИПР. Когда он будет пройден, это будет отображаться в ЭПС:

После каждого дня стажировки, Наставник и Стажер напротив каждой задачи отмечает ее прохождение. Когда все задачи пройдены, поле дней становится зеленым, а значит, задачи дня изучены:

У Управляющего магазином более расширенный доступ в ЭПС. Он может редактировать наставников, если у стажера их несколько. А на день стажировки сотрудника Управляющему необходимо оценить «Профпригодность» сотрудника, выбрав статус «Пригоден» или «Не пригоден». Если Управляющий ставит сотруднику статус «Не пригоден», необходимо обязательно написать комментарий с причиной, по которой сотрудник не пригоден. Данную информацию со статусом и комментарием получит менеджер отдела персонала. После прохождения стажировки Управляющему и Наставнику необходимо оценить и сотрудника. Далее сотрудника согласовывает отдел персонала и отдел обучения.

В дальнейших планах этого проекта - разработка ЭПС для сотрудников при перемещении с должности на должность.


Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования