Инструменты руководителя на учебном портале

WebSoft, специалист по IT-решениям для управления эффективностью персоналом
22 августа 2016 г.

Представьте, что перед вами стоит задача оптимизировать основные HR-процессы в компании, а это — и подбор персонала, и обучение, и оценка. Вероятно, у вас возникнут два больших вопроса: какой инструмент для этих целей выбрать и как привлечь к совместной работе руководителей ключевых подразделений? Важно, чтобы инструмент, который вы предложите руководителям, был функциональным и удобным. Ведь иногда неудачные HR-решения, которые навязываются в использование руководителям, работают не эффективно, а виновником в результате оказывается HR.

Давайте рассмотрим, какие инструменты необходимы руководителю на HR-портале для качественного анализа и управления процессами подбора, обучения и оценки сотрудников.

Во-первых, это инструменты, которые касаются подбора и движения персонала в подразделении: просмотр информации о потенциальных кандидатах, найденных рекрутерами, отбор и согласование предложенных кандидатур, истории перемещений сотрудника и т. д.

Во-вторых, это инструменты для организации и контроля обучения как новичков, так опытных сотрудников: управление стажировками и адаптацией, формирование плана обучения подразделения, назначение электронных курсов и тестов, просмотр информации об итогах обучения и тестирования, а также согласование участия сотрудников в учебных мероприятиях и просмотр бюджета на обучение своего подразделение.

В-третьих, это инструменты для проведения оценки сотрудников и анализа полученных результатов: заполнение и согласование оценочных форм (компетенции, оценка деятельности, KPI, ИПР), просмотр результатов оценки и т. д.

И, конечно же, руководителю необходимы отчеты, как стандартные, так и созданные своими силами в зависимости от стоящей перед ним задачи.

На современном HR-портале у руководителя должен быть индивидуальный набор функций управления, которые условно можно разделить на информирование и управление.

Информирование.

Данная функция позволяет руководителю в оперативном режиме получать информацию о том, что происходит у него в департаменте / отделе. В результате он экономит свое время на получение и анализ этой информации.

Рассмотрим push и pull информирование.

Pull — информирование позволяет предоставить доступ к формализованным отчетам: отчеты по результатам обучения, оценки, подбора и т. д. Гибкий генератор отчета позволят делать это легко, самостоятельно и в режиме самообслуживания проводить последующий анализ.

Например, перед окончанием квартала руководителю подразделения надо предоставить отчет руководству компании о результатах проведения оценки определенной группы сотрудников по конкретному показателю. В данном случае руководитель может самостоятельно настроить на портале параметры выдачи отчета и иметь актуальную на последний момент статистику по оценке.

Push — уведомления руководитель получает автоматически с портала, настроив их для себя или используя те, которые ранее настроены HR-специалистом.

Примеры push-информирования:

  • Дайджест активностей портала — новые курсы, новые цели и т. д.
  • Топ-10 сотрудников (наилучшие и наихудшие результаты обучения).

  • Напоминания об окончании сроков курсов, времени проведения оценки, тестах и т. д.

Возможно также настроить напоминания о днях рождения сотрудников, количестве лет, проработанных в компании (например, юбилеи), о закрытии вакансии или освобождении должности. Ведь все это — важные моменты в корпоративной жизни компании.

Руководитель также должен иметь возможность видеть профили сотрудников. В свою очередь, для того, чтобы была возможность с этими профилями работать, их нужно заполнять. Таким образом, карта сотрудника должна показывать количество денег, потраченных на проведение обучающих мероприятий, планы по обучению, цели, компетенции и т. д.

У руководителя должен быть свой кабинет с определенным функционалом — стандартными настройками, которые точно ему понадобятся для работы и возможностью настраивать такие функции, которые ему будет удобно использовать.

Управление.

Кабинет руководителю нужен не только для настраивания отчетов, но и для управления сотрудниками. Это позволит выполнять ряд задач согласования: заявок на обучение, оценочных форм, кандидатов, job-offer и т. д.

Основная задача активного управления HR-процессами руководителем — это активное участие в процессе подбора персонала, формировании программ обучении, самостоятельное назначение курсов, постановка целей, оценка по KPI и т. д.

Также нужно предусмотреть не только самостоятельное управление, но и помощь в принятии решений. Бывают ситуации, когда руководитель не имеет возможности отследить появление новых курсов или специфических задач, которые появляются. С помощью функционального помощника, который может в виде push-уведомлений предлагать конкретный курс для конкретных сотрудников, руководитель не пропустит актуального обучения. А решать, надо это его сотрудникам или нет, предстоит ему.

Отдельно стоит рассматривать такую категорию руководителей, как топ-менеджеры. Модули согласования и назначения для них будут лишними. Также стоит учитывать то, что в подчинении руководителя высшего звена окажется очень большое количество сотрудников, и просмотр различных отчетов с детализацией отнимет у них время и не даст понимания общей картины.

Топ-менеджерам необходим минимальный функционал и максимальная информированность для того, чтобы в короткий промежуток времени получить системный расчет показателей по компании в целом, например:

  • процент обученности сотрудников по компании,

  • средний срок закрытия вакансии по направлениям,

  • средний расход средств на обучение сотрудников в год по разным направлениям.

Топ-менеджеру необходим так называемый dashboard, с помощью которого он может оперативно решить только нужные ему задачи. Дополнительный функционал тут будет лишним.

Роль руководителя в настройке и качественном управлении HR-процессами очень важна. И, учитывая, что руководитель не является специалистом в этих процессах, ему важно использовать простые, доступные и в тоже время эффективные инструменты для управления. В результат мы получим гармоничное сотрудничество между HR-направлением и руководителями, что в свою очередь повлияет на улучшение процессов подбора, обучения и развития сотрудников в компании.

Виталий Фуфаев, Руководитель направления обучения в ОАО Банк «Открытие» делится своим опытом использования инструментов руководителя на HR-портале:

«Руководитель как никто другой должен знать все о своей команде. И чем проще ему получить ответы на свои вопросы, тем эффективней будет работа всей команды. Мы постоянно совершенствуем инструменты для руководителей и нашей глобальной целью является предоставление инструментов контроля за обучением, оценкой и развитием своих сотрудников.

Кабинет руководителя для нас это, в первую очередь, рука помощи при отслеживании готовности сотрудников к работе, при запуске нового проекта или приема нового сотрудника в штат. Если руководитель видит низкий уровень продаж сотрудника, он имеет возможность направить его на вебинар по повышению соответствующего навыка, попросить повторно изучить курс по теме т. д. Дополнительная, автоматизированная, периодическая отчетность, отправляемая системой, позволяет руководителю получать краткие своды по своей команде о долгах и задачах сотрудников.

Наиболее востребованным направлением развития инструментов для руководителей для нас сейчас является создание и контроля исполнения индивидуальных планов развития средствами LMS.

И, конечно же, чем лучше и удобнее инструменты для руководителя, тем меньше администраторы тратят время на миллионы заявок и вопросов от руководителей.

Каждый раз, когда мы понимаем, что к нам постоянно поступает один и тот же вопрос от руководителей, мы думаем как сделать так, чтобы им не приходилось задавать этот вопрос и/или получать на него ответ самостоятельно в кабинете руководителя.»

Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования