Автоматизация бизнес-процессов во Внешэкономбанке

7 июня 2016 г.

Мы часто сталкиваемся с внедрением одного-двух модулей для автоматизации задач компании, но всегда интересно посмотреть на проекты, где идет комплексное внедрение. В 2013 году во Внешэкономбанке был инициирован процесс внедрения инновационного подхода в области обучения и развития персонала и уже сейчас многие поставленные задачи решаются в автоматизированном режиме посредством программного комплекса WebTutor. О том, как это удалось сделать, рассказывает начальник Отдела разработки и внедрения новых образовательных технологий Андрей Стулов.

Андрей, расскажите, какова основная цель, которую вы ставили при внедрении Учебного портала?

Основная цель – формирование единого подхода к обучению и развитию персонала  за счет автоматизации большинства учебных бизнес-процессов, уменьшения ручных операций, внедрения современных образовательных технологий.

Что сделано? На текущий момент практически все учебные бизнес-процессы переведены на рельсы ПК WebTutor:

  • формирование нормативной документации, которая необходима при направлении работников на обучение,
  • заполнение отчетов после обучения (теперь все отчеты формируются исключительно в электронном виде),
  • регистрация работников на учебные мероприятия,
  • прохождение электронных дистанционных курсов,
  • формирование отчетов по результатам электронного обучения в различных разрезах.

Ранее подготовка документации выполнялась на бумажных носителях  в ручном режиме, что требовало большого количества времени работников, сейчас эти процессы полностью автоматизированы. Касательно оценки эффективности - пока мы не проводили глубоких исследований, чтобы точно рассчитать экономию времени и финансов. Но в реальности все понимают, что административная цепочка «подготовить служебную записку, согласовать, подписать, передать и т.д. до конечного результата» занимает намного больше времени, чем ее «запуск» в автоматизированном режиме с использованием грамотно построенного интерфейса Учебного портала.

Андрей, расскажите, пожалуйста, подробнее о реализации проекта: вы настраивали систему силами компании или привлекали внешних специалистов? Кто со стороны вашей компании  участвовал в поднятии этого проекта? Сколько времени у вас заняла реализация?

Следует отметить, что на момент моего трудоустройства, во Внешэкономбанке была установлена версия ПК WebTutor 2.7 с минимальным набором модулей. Основная задача, поставленная руководством, –  автоматизация всех учебных процессов на основе передовых методов и технологий. Поскольку задача комплексная, решалась она совместными усилиями специалистов команды Внешэкономбанка и специалистов компании WebSoft. Например, концепцию дизайна портала мы разрабатывали собственными силами, а техническую реализацию – сотрудники Websoft. При этом Алексей Корольков принимал непосредственное участие в проекте, т.к. требовалось решать ряд очень нестандартных задач.

Безусловно, значимую роль сыграла наша Дирекция информационных технологий и безопасности, на которой лежала вся техническая сторона проекта: настройка выгрузки данных, инсталляция новых модулей сервера, запуск их в эксплуатацию, выделение необходимых ресурсов и т.д. С большой буквы – командная работа.

Все необходимые работы  на первоначальном этапе: переход на новую версию 3.0, обновление дизайна, – были выполнены достаточно оперативно –  в течение 2-х месяцев. Больше всего времени ушло на миграцию данных из других информационных систем, на правильное их отображение на портале.

Какие процессы удалось полностью автоматизировать?

Мы полностью автоматизировали регистрацию слушателей на обучение, подготовку финансовой документации, сопровождающей обучение слушателей, отладили систему рассылки уведомлений, заполнение отчетов по результатам обучения участниками. Запустили в эксплуатацию уникальный модуль «Формирование плана обучения на календарный год»,  куда легко могут зайти работники и руководители для ознакомления с учебными программами, их стоимостью, подать заявку на участие. Точнее сказать, разработали и внедрили порядка двенадцати уникальных модулей, которые отсутствуют в коробочной версии ПК WebTutor: Отчет Росстат, Отчет по закупкам, Журнал обучения иностранным языкам и другие.

В результате получили возможность оперативной подготовки проекта бюджета и плана обучения работников Внешэкономбанка, гибкой настройки процесса управления обучением. При этом в on-line режиме имеем возможность формировать отчеты в различных разрезах и с разной степенью детализации.

В конце 2015 года мы активно начали работать над автоматизацией процесса управления развитием персонала на основе профессиональных стандартов. Как известно, в России они вступают в действие с 1 июля 2016 года.

Профессиональные стандарты – это детальная проработка и описание трудовых функций по направлениям деятельности в различных отраслях и сферах экономики.

Основная задача – привести кадровую документацию, связанную с управлением обучением, в соответствие с утвержденными Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации требованиями, а также автоматизировать ряд процессов и процедур.

В феврале 2016 года уже начали тестировать предварительную версию нового модуля, которую разработала компания WebSoft. В ближайшее время будем запускать ее в эксплуатацию.

У вас автоматизирован процесс оценки персонала, как это происходит?

Во Внешэкономбанке ежегодно проводится оценка персонала по компетенциям Руководители отделов  и подразделений посредством Учебного портала вносят в модуль «Оценка персонала» данные, отражающие реальный уровень компетенций по каждому работнику. Заполненные формы отправляются на уровень выше и вышестоящие руководители либо подтверждают полученную информацию, либо вносят свои корректировки. Таким образом, руководитель получает консолидированный свод по всему своему структурному подразделению.

Сейчас снова в тренде управление знаниями в компаниях, а вы уже используете модуль в работе. Как он у вас используется?

Модуль «Управление знаниями» во Внешэкономбанке используется давно, а именно – для получения дополнительных количественных и качественных показателей.

Когда работник посещает учебное мероприятие, информация об этом событии фиксируется в системе, формируется карточка мероприятия, в которую вносятся различного рода данные, в том числе и направление обучения. Это означает, что вышеуказанный модуль позволяет увидеть, в каких направлениях осуществляется развитие персонала: юриспруденция, ИТ-технологии, финансовый анализ, управление персоналом и другие. В результате, при помощи модуля «Управление знаниями» формируется пул направлений обучения, используемых для составления новых планов, бюджета, обоснования необходимости направления на учебные мероприятия и т.д. 

А как у вас с электронным обучением, геймификацией, разработкой курсов?

В области геймификации мы пока не можем похвастаться глобальными результатами, это наша задача на самое ближайшее время.

Что касается разработки электронных курсов, то к этой работе достаточно плотно приступили в 2014 году. За два года  разработали базовые курсы: «Противодействие коррупции», «Основы управления проектами», «Обращение с инсайдерской информацией», «Защита данных держателей платежных карт», «Разработка электронной презентации» и другие узкоспециализированные курсы.

В этом году планы большие, разрабатываем очень интересные и востребованные курсы по заявкам наших подразделений.

В большинстве случаев курсы мы  создаём собственными силами. Для этого имеются все необходимые ресурсы – в штате нашего подразделения состоят только профессиональные специалисты по созданию электронных курсов, которые разрабатывают и собирают их в ПО CourseLab – очень качественный продукт, самый лучший  в области разработки электронных курсов, на мой взгляд.

Можете дать какой-нибудь совет коллегам, которые либо думают, либо начинают внедрять СДО?

Если мы говорим именно о тех, кто внедряет информационные системы управления обучением, то их профессиональный уровень должен находиться на стыке трех профессий:

  1. ИТ-специалиста.
  2. Педагога в области обучения взрослых.
  3. Маркетолога.

Во-первых, технические специалисты вам могут «красиво рассказывать», что это нельзя, это запрещено, это невозможно, но вы должны обоснованно защищать свою точку зрения и пытаться совместно найти лучшее из возможных решений. Чтобы этого достичь, необходимо говорить на одном языке с ИТ-специалистами.

Во-вторых, вы должны понимать, как обучать людей. Если все ваши учебные программы будут созданы для галочки, не будут научать, будут не интересны, это никому не нужно. Понимание методов, техник обучения позволяет создавать востребованные электронные учебные курсы.

В-третьих, вы также должны быть маркетологом для того, чтобы продвигать систему управления обучением, продвигать на всех уровнях: уровне руководителей, уровне своих коллег, уровне участников обучения. Без продвижения платформы ничего не получится.

А теперь о главном. Необходимо самому понимать, что вы делаете и зачем. Потому что, если вас заставляют и говорят: «это надо делать», – а вам это не интересно, то и ничего толкового не получится, результата не будет.

Любите свою работу и все получится!


Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования