Зачем нужна система управления обучением (LMS)

Евгения Скиба, главный редактор, Trainings.ru
24 ноября 2008 г.

В течение последних нескольких лет использование организациями систем управления обучением (Learning Management System, LMS) (смотреть определение термина в словаре Trainings.ru>>>)  увеличивалось во всем мире. Все больше российских компаний присматриваются к этому инструменту сбора и анализа данных по обучению.

По данным Trainings INDEX — ежегодного бенчмаркинга систем корпоративного обучения (данные за 2007 год), 75% всех участников исследования (крупные компании, имеющие достаточно развитую T&D систему) используют LMS. Остальные ведут учет своих T&D активностей в простейших формах (MS Excel), при этом стоят на пороге внедрения цивилизованных систем управления обучением.

Для сравнения: по данным бенчмаркинга «Corporate Learning Factbook» (Bersin & Associates, 2008) 38% всех опрошенных компаний США (более 800) и более 70% всех крупных компаний США (со штатом более 10000 человек) имеют системы управления обучением (LMS).

Зачем нужна LMS

1. LMS — это система сбора и учета данных по обучению персонала в компании. Сбор и анализ этих данных (показателей оперативной деятельности корпоративной системы обучения) помогает лидеру T&D отдела принимать решения о дальнейшем развитии системы, ее оптимизации с целью повышения эффективности обучения и сокращения расходов. Иными словами, LMS — инструмент, который помогает управлять T&D системой как отдельным бизнесом. «Думая в этом направлении, директор по обучению выходит на иной уровень общения с бизнесом и приближается к статусу бизнес-партнера, — считает Юлия Ужакина, партнер компании „Амплуа-Брокер“. — Сегодняшнее понимание управления системой обучения заключается как раз в управлении T&D системой, как отдельным бизнесом и умением работать в дефиците бюджета».

Марина Лукьянец, ex-HR директор Оптик Телеком, считает, что если ввести в компании должность HR аналитика, который будет работать с правильно собранными данными о деятельности подразделения по управлению персоналом, то должность HR-директора можно упразднить — все решения относительно персонала сможет принимать генеральный директор на основе проделанного анализа показателей. Это определение, по словам Марины Лукьянец, верно для компаний численностью до 250 человек, не планирующих увеличение численности и/или проведение масштабных HR мероприятий.

Правда, стоит отметить, что ключевым словом здесь является слово «анализ». Компания Infohrm провела исследование, которое показало, что примерно 19% европейских компаний имеют «ограниченный HR-reporting и бенчмаркинг», т. е. компании собирают данные о деятельности своей T&D системы от случая к случаю. А 44% компаний регулярно собирают данные, анализируют их, но не умеют их использовать в полной мере.

Алексей Корольков, генеральный директор WebSoft, считает, что российские заказчики LMS делятся на 2 группы. К первой группе относятся те, у которых простроены процессы обучения и которые покупают LMS ради автоматизации процессов и сбора данных для управления системой обучения. Вторая группа, к сожалению, более многочисленная, покупает LMS, прежде всего, для внедрения электронного обучения: электронного документооборота заявок на обучение, курсов, тестирования и т. п. «Менеджмент этих компаний не требует от T&D отдела детализированного отчета по эффективности использования вверенных ресурсов, — продолжает Корольков. — Главное, чтобы бюджет был освоен и обучающие мероприятия проведены». Возможно в связи с тенденцией сокращения бюджетов на обучение, возможности LMS будут использоваться в более полной мере.

Компании, накопившие данные по обучению за несколько лет, сейчас, в условиях экономического спада, могут провести на их основе аудит системы обучения. Такая мера позволит перекроить обучение, оптимизировав использование ресурсов, исключив малоэффективные программы или, например, программ с высоким показателем no-show (зарегистрировавшиеся на обучение сотрудники, но не пришедшие на обучение) и т. п.

2. LMS помогает автоматизировать процесс подачи заявки на участие в программе, документооборот заявки и собственно планирование учебных мероприятий в зависимости от реальной потребности. Автоматизация планирования обучения, исходя из реальной потребности, актуальна для компаний, находящихся на стадии активного роста. В это время компания постоянно набирает новых сотрудников, которые нуждаются в адаптации и обучении. Внедрение единых корпоративных стандартов (например, стандартов обслуживания клиентов) тоже требует обучения большого числа сотрудников.

3. На стадии роста компании расширяют свое присутствие в регионах и других странах, поэтому, в целях сокращения транспортных расходов часть учебных программ может перекочевать в электронный формат. Таким образом, возникает третье назначение LMS — доставлять электронные учебные курсы сотрудникам. Вслед за доставкой обучения на рабочие места идет возможность LMS проводить удаленную оценку сотрудников.

4. Еще одна важная цель, преследуемая LMS, — управление ресурсами обучения (загрузка тренеров, лист внутренних экспертов, загрузка учебных аудиторий, использование аппаратуры). Управление ресурсами обучения напрямую связано с управлением системой, анализом ее деятельности, описанном в пункте 1, и напрямую связано с оптимизацией расходов на обучение через более эффективное использование ресурсов.

Управление ресурсами обучения является одним из показателей развитости T&D системы. Наталья Толстая, генеральный директор «Амплуа-Брокер», выступая на конференции Trainings EXPO’08, определила T&D систему как корпоративное обучение, которое:

— имеет взаимосвязанные программы по обучению и развитию

— поддерживает и влияет на стратегию компании

— распространяет корпоративную культуру

— является брендом

— находится в полном владении материнской компании.

Минусы LMS и ошибки внедрения

Минусы систем управления обучением — сложная тема, заслуживающая отдельного рассмотрения. Тем не менее, мы не можем ее не коснуться. Некоторые минусы LMS, т. е. задачи, которые LMS должна решать, но почему-то не решает, возникают из-за ошибок внедрения системы. На самом деле, это проблема любого софта.

В 2004 году Bersin&Associates, американская компания, которая помогает выбрать и внедрить LMS, провела опрос по удовлетворенности от установки системы управления обучением (Подробнее об этом исследовании на русском языке>>>). В результате ясно нарисовались 4 типичные зоны неудовлетворенности LMS.

1. Отчеты, генерируемые системой, не удовлетворяют потребностям.

Самые низкие оценки респондентов получили возможности по составлению отчетов. Менее половины пользователей были вполне удовлетворены возможностями по составлению отчетов и анализу данных при работе с LMS. Несмотря на то, что LMS способна хранить самую разную информацию, для ряда пользователей это так и осталось тайной за семью печатями.

2. Длительные сроки внедрения системы.

Эта проблема лежит в области так называемой кастомизации системы, т. е. ее доработки под процессы обучения, принятые в компании. Однако расширяющаяся оптимизация в соответствии с требованиями заказчика может приводить к значительному увеличению сроков внедрения (на месяцы) и увеличению стоимости, что само по себе снижает ценность программы для бизнеса. Специалисты Bersin & Associates считают, что менее болезненным представляется внести изменения в бизнес и процесс обучения, чем проводить расширяющуюся оптимизацию.

По словам Алексея Королькова, в России доработка системы отечественной разработки стоит значительно дешевле, чем на западе. Поэтому ряд заказчиков, имеющих доверие провайдеру LMS, для сокращения сроков внедрения идет по пути установки коробочной версии системы и дальнейшей доработки. Более осторожные компании сначала изучают и описывают свои бизнес-процессы и пишут техническое задание на уже кастомизированную версию.

3. Кроме всего прочего, длительные сроки внедрения часто зависят от попытки менеджеров проекта получить все и сразу. Оперативная установка LMS — всегда экономически более выгодна. Позже вы сможете расширить круг задач, считают специалисты Bersin & Associates. Подумайте, на самом ли деле вам необходимы управление знаниями и компетенциями в первой версии системы? Какую выгоду вы сможете получить, запустив e-learning сейчас, а позже расширив возможности? И т. п.

4. Не возможно удовлетворить требования всех департаментов компании. Эта проблема характерна для крупных компаний, когда LMS сразу будет обслуживать сразу несколько департаментов (филиалов) и их собственные системы обучения.

«Руководитель проекта по внедрению часто считает необходимым учитывать потребности каждого. Поступая таким образом, он рискует прийти к трудоемкому и неэффективному решению, равно как и к необоснованно большим финансовым затратам. Нужен сильный руководитель, который сможет найти решение эффективного объединения интересов групп», — считает Крис Ховард, партнер Bersin & Associates.

Вопрос выбора LMS освящается, в том числе здесь: «О чем спросить продавца LMS?».

Тенденции в сфере LMS в разных странах

В разных странах тенденции в сфере LMS — разные. Рынок США по праву самый развитый с точки зрения спроса, предложений и уровня сервиса в области систем управления персоналом. Один из трендов в США связан с моделью SaaS (Software as a Service), когда, говоря простым языком, LMS не продается, а арендуется, т. е. продается доступ сотрудников к системе через Интернет. (Trainings.ru писал об использовании этой модели для разработчиков электронных курсов, так называемая «работа на облаке», когда человек получает доступ к средству разработки из любой точке мира через Интернет-соединение — «Быстрая разработка электронных учебных курсов — невозможное возможно»)

Модель SaaS имеет ряд преимуществ по сравнению с классической установкой системы: обходится дешевле, возможет быстрый запуск системы (несколько недель) и др. Но есть и минусы: провайдеру сложнее обеспечить бесперебойную работу системы, требуется стабильный доступ в Интернет и др. Австралийский партнер «Амплуа-Брокер», компания Perception Mapping, использует в своей работе эту модель.

В России SaaS предлагается провайдерами, но не испытывает большого спроса со стороны заказчиков. В первую очередь потому, что у нас покупка LMS стоит не на много дороже ее аренды, считает Корольков. Для провайдеров продажа системы более выгодна, поэтому они не продвигают возможность аренды. По мнению специалистов в России есть один вендор, официально продающий HRM систему на основе модели SaaS. Вероятно, имеется в виду Босс-Кадровик.

Еще один тренд в США — активный процесс интеграции LMS с другими HR информационными системами для превращения их в полноценные платформы процесса управления талантами и эффективностью.

На Западе LMS больше всего распространены в тех отраслях, где есть большой процент обязательного обучения, закрепленного законодательно. К таким отраслям относится, например, фармацевтика и финансовый сектор. В России обязательное обучение связано в большей степени с техникой безопасности на производстве, с работой на технике, имеющей высокую степень опасности (летчики, водители и т. п.).

Европейские специалисты по электронному обучению считают, что требования к LMS у компаний, работающих в Европе иные, нежели у американских компаний. Поэтому необходимо накапливать европейский опыт успешного использования систем. В Европе используются преимущественно разработки из США. Сейчас перед многими европейскими компаниями стоит задача объединения нескольких LMS в одну систему.

Среди европейских стран больше всего LMS используется в странах Западной Европы. Многочисленные исследования рынка систем управления обучением показывают, что Скандинавия и Восточная Европа значительно отстают в использовании LMS, причем как академический сектор, так и корпоративный.

В опросе европейских HR-специалистов респонденты назвали следующие причины внедрения LMS:

— удовлетворение требований по обязательному обучению сотрудников

— сбор данных по обучению в масштабе всей организации

— управление новыми программами обучения

— предоставление сотрудникам самостоятельного доступа к обучению

— внедрение смешанного обучения и увеличения объемов электронного обучения в компании

— сокращение административных затрат.

В текущей финансовой ситуации появляется надежда, что бизнес более пристально присмотрится к возможностям систем управления обучением. Потенциал LMS используется российскими компаниями пока не полностью.

Кроме доставки электронного обучения и удаленного тестирования, LMS является инструментом, помогающих консолидировать важную информацию об оперативной деятельности системы корпоративного обучения. Анализ и сравнение этих данных с данными других компаний в отрасли поможет директорам по обучению принимать более эффективные решения.

При републикации материала ссылка Trainings.ru обязательна


Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования